Marche à suivre pour un approvisionnement alimentaire local et écoresponsable du milieu collégial
Ingrédients de base et leviers organisationnels
Pour favoriser votre transition vers un approvisionnement alimentaire sain, local et écoresponsable et assurer sa pérennité, voici 5 ingrédients et leviers organisationnels :
- Politiques internes dressant de grandes lignes favorables à un approvisionnement sain, local et écoresponsable;
- Présence d’une ressource de soutien telle un technicien(ne) en développement durable (DD) ou un(e) conseiller(-ère) à la vie étudiante au sein de l’institution;
- Possibilité d’établir des cibles d’achat d’aliments québécois au sein des contrats de concession alimentaire;
- Pression et mobilisation étudiante;
- Vitalité de la communauté.
Étapes de préparation
Cette marche à suivre est un exemple tiré de quelques-unes des meilleures pratiques au Québec. N’hésitez pas à l’adapter à votre réalité.
Cette dernière s’adresse aux cégeps et collèges qui ont un service alimentaire géré à l’externe (gestion contractuelle). Pour la majorité des établissements collégiaux, qui ont recours à la gestion contractuelle, la voie vers un approvisionnement alimentaire davantage local et écoresponsable passe par l’intégration de valeurs et principes au contrat des fournisseurs de services sous forme de clauses et d’indicateurs précis. Le choix d’un fournisseur de services alimentaires déjà engagé dans cette direction est un gage de réussite. La marche à suivre sera donc orientée en ce sens.
Pour un service alimentaire géré à l’interne (autogestion), référez-vous à la section sur le milieu universitaire.
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Créer un comité de travail
La rédaction et le suivi de la mise en œuvre d’un devis ou d’un contrat pour un appel d’offres (public ou sur invitation) est une tâche colossale réservée aux initiés que sont les responsables de la gestion contractuelle. Cependant, l’intégration de nouvelles valeurs sous forme de clauses précises nécessitera la collaboration d’autres professionnels et usagers dont l’expérience est complémentaire.
- Rassemblez les expertises et les parties prenantes au sein d’un comité de travail :
- Gestionnaires (gestion contractuelle, représentant du Conseil du trésor de l’établissement)
- Responsable du développement durable ou conseiller à la vie étudiante
- Membres du comité des usagers s’il y a lieu ou étudiants
- Autres professionnels complémentaires (par exemple une nutritionniste de la Direction de la santé publique)
- Membres du personnel non étudiant reliés aux achats et à l’approvisionnement
- Établissez votre fonctionnement et définissez les rôles de chacun;
- Élaborez votre plan de travail.
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Bien s’entourer
Faites partie d’un programme de reconnaissance ou d’accompagnement pour encadrer votre démarche globale et être soutenu dans vos efforts. La participation à de tels programmes aide à structurer toute démarche et offre une visibilité importante qui permet également la sensibilisation du milieu. C’est une occasion d’apprentissage, de formation et de réseautage, mais aussi l’occasion de réfléchir et de planifier votre démarche. Votre affiliation à un programme ajoute du poids à vos demandes aux fournisseurs de services. Quelques programmes sont présentés dans la section Ressources, découvrez-les!
- Aliments du Québec au menu – Institution (via votre fournisseur de services)
- Cégep vert du Québec d’Environnement Jeunesse
- LEAF (via votre fournisseur de services)
Saviez-vous que?
Aliments du Québec et Équiterre ont développé le programme de reconnaissance Aliments du Québec au menu - Institution? Celui-ci permet aux établissements innovants de se démarquer dans leurs démarches pour intégrer le local dans leur approvisionnement.
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Définir les besoins et les priorités
Pour transformer vos attentes envers votre fournisseur de services en énoncés clairs et concrets, un travail de réflexion et de recherche est essentiel et facilitant. D’autres institutions sont passées par là. Profitez de leur expérience. N’hésitez pas à consulter plusieurs de vos pairs et ainsi apprendre de leurs processus distincts.
- Appuyez-vous d’abord sur les valeurs de votre institution, sur vos politiques alimentaires ou de développement durable (si applicable);
- Sondez les usagers de vos services alimentaires, cela vous permettra de connaître leurs priorités et de les considérer dans votre appel d’offres;
- Inspirez-vous et comparez avec ce qui se fait ailleurs :
- Réseautez, échangez avec d’autres institutions pour vous inspirer;
- Contactez la Fédération des Cégeps, Aliments du Québec ou Cégep vert du Québec afin d’être mis en contact avec des établissements qui ont cette expérience;
- Consulter des devis intégrant des principes d’approvisionnement local et écoresponsable.
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Formaliser le besoin : rédaction du devis
Cette étape est cruciale. Un devis détaillé vous permettra de filtrer les offres et d’aller chercher les fournisseurs susceptibles de partager vos valeurs et de répondre à vos attentes. Le devis sera la base du contrat qui sera ensuite établi avec le fournisseur de services alimentaires, il deviendra votre document de référence et vous permettra d’assurer un suivi adéquat auprès de votre fournisseur de services.
- Précisez chacune des demandes (cibles à atteindre) et les transposer dans le langage de l’appel d’offres.
- Il est possible d’insérer dans les appels d’offres des spécifications techniques conformes à la politique alimentaire et de développement durable de l’institution;
- Il est possible d’inscrire dans l’appel d’offres les conditions suivant lesquelles le contrat devra être exécuté (ces exigences doivent ensuite être transcrites dans le contrat) ex : être livrés en vrac, être livrés dans des contenants réutilisables, être livrés à l’extérieur des heures de pointe, etc.;
- N’hésitez pas à intégrer des clauses ouvertes permettant de resserrer certaines attentes en cours de contrat : clauses précises « ou selon la directive de l’institution »;
- Assurez-vous que cette ouverture ne permettra pas de revenir en arrière.
Exemple de cibles d’approvisionnement local global à atteindre :
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- 25 % de novembre à mai
- 50 % en juin-juillet
- 75 % d’ août à octobre
- Travaillez de concert avec les experts pouvant faciliter cette étape : nutritionniste, acheteur, responsable de la gestion contractuelle;
- Intégrez au devis toutes les informations relatives aux mécanismes de communication et de suivi qui seront mis en place avec votre fournisseur de services alimentaires : préciser qui sera responsable du suivi (employé, comité, autre) et détaillez les étapes de vérification;
Encouragez votre futur fournisseur de services alimentaires à joindre une démarche structurante tel le programme Aliments du Québec au menu – Institution. Accordez une marge préférentielle aux soumissionnaires qui démontrent leur affiliation à un tel programme de reconnaissance. Une marge préférentielle est aussi possible dans les appels d’offres publics si des critères de développement durable sont explicitement nommés. On peut évoquer par exemple la qualité nutritionnelle d’un produit, la qualité de ses ingrédients, sa fraîcheur, etc. Pour plus de détails, référez-vous au Cadre de référence pour l’achat d’aliments dans le marché institutionnel du MAPAQ.
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Choisir le fournisseur de services alimentaires
Choisissez le processus de sélection le plus intéressant pour votre situation. Informez-vous des possibilités, avantages et inconvénients des différents processus qui s’offrent à vous auprès de votre responsable de la gestion contractuelle. La politique interne d’approvisionnement de votre institution ou toutes autres politiques ou règlements (ex. financière) doivent aussi être pris en compte, même si le contrat n’est pas soumis à la loi sur les contrats des organismes publics (LCOP). Faites un choix éclairé.
Si votre processus doit se soumettre à la LCOP : veuillez vous référer aux consignes du Conseil du trésor pour le mode de sollicitation à privilégier selon la situation.
Mode de sollicitation
Même si votre processus n’est pas soumis à la LCOP (si on parle d’un contrat de revenu pour l’organisme par exemple), il est tout de même pertinent de réfléchir au mode de sollicitation à privilégier. Une mise en compétition permet toujours d’obtenir l’offre la plus avantageuse. Voici 3 façons de procéder :
- Appel d’offres public : permet d’ouvrir à un plus grand bassin d’entreprises;
- Appel d’offres sur invitation : permet de cibler les entreprises susceptibles de répondre à vos critères et de les inviter à répondre à l’appel;
- Négociation de gré à gré : permet de discuter avec le fournisseur de services actuel et de négocier le prochain contrat ou permet d’approcher directement l’entreprise de son choix.
Peu importe le choix fait, un organisme public se doit de respecter les grands principes suivants au niveau de la gestion contractuelle :
- Confiance du public dans les marchés publics en attestant de l’intégrité des concurrents;
- Transparence dans les processus contractuels;
- Traitement intègre et équitable des concurrents;
- Favoriser l’accessibilité aux marchés publics;
- Évaluation préalable, adéquate et rigoureuse des besoins;
- Mise en œuvre de systèmes d’assurance de la qualité;
- Reddition de compte fondée sur l’imputabilité des dirigeants d’organismes publics et sur la bonne utilisation des fonds publics.
Mode d’adjudication
Si vous choisissez l’appel d’offres, il sera important de réfléchir aux différents modes d’adjudication qui s’offrent à vous, c’est-à- dire le processus et les critères sur lesquels se baseront votre décision :
- Prix uniquement : On choisit la soumission qui respecte en tout point les exigences contenues dans les documents de l’appel d’offre et dont le prix est le plus bas;
- Qualité minimale et prix : On choisit la soumission dont le prix est le plus bas parmi les soumissions conformes qui ont satisfait à tous les critères de qualité;
- Prix ajusté le plus bas : On évalue la qualité des soumissions, ajuste le prix selon la formule mathématique associée à la marge préférentielle (maximum de 10 %) et l’on choisit le soumissionnaire dont la soumission est conforme et dont le prix ajusté est le plus bas. (Une marge préférentielle peut être accordée par exemple pour des critères de développement durable : certification biologique, produit équitable, pêcherie durable, sans hormones de croissance, sans emballage ou emballage recyclable, proximité (km parcourus);
- Qualité seulement : Lorsque le prix n’est pas une considération d’ordre compétitif, le contrat est alors adjugé au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée.
La combinaison du mode de sollicitation et d’adjudication selon la situation permettra de sélectionner le meilleur fournisseur de services selon vos critères tout en respectant votre budget, le temps et les ressources que vous avez à y consacrer.
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Intégrer le fournisseur de services et mettre en place les mécanismes de communication et de suivi
- Favorisez une collaboration étroite avec votre fournisseur de services alimentaires :
- Formez un comité de gestion de la cafétéria, rassemblant des gestionnaires du service et des représentants de l’établissement;
- Proposez la création d’un comité d’usagers composé des gestionnaires de la cafétéria et de l’établissement ainsi que des membres de la communauté : étudiants, professeurs, employés du cégep;
- Gardez votre fournisseur de services alimentaires informé de toutes les activités ou événements en lien avec l’alimentation et le développement durable.
- Commencez avec un projet pilote :
- Ciblez certaines catégories de produit;
- Faites connaître ce projet lorsqu’il est en cours aux usagers du service alimentaire;
- Faites connaître les résultats et les étapes suivantes aux usagers.
- Proposez l’aide et les ressources nécessaires à votre fournisseur de services pour faciliter la compréhension et l’atteinte des objectifs :
- Offrez des activités de sensibilisation et de formation pour les gestionnaires et les employés du service alimentaire;
- Organisez des activités de sensibilisation et de promotion qui permettent de mettre en valeur les engagements en matière d’approvisionnement local et écoresponsable de votre fournisseur de services alimentaires auprès des usagers.
- Réalisez des audits nécessaires à l’évaluation des avancées du respect des clauses :
- Respectez l’échéancier de vérification au contrat;
- Faites les comptes-rendus nécessaires auprès du fournisseur de services.
Laissez-vous inspirer et découvrez la capsule vidéo :
Défis
Attention ! Certains défis peuvent ralentir la transition vers un approvisionnement alimentaire sain, local et écoresponsable, mais surtout ne vous laissez pas décourager :
- Absences de clauses ou d’exigences en matière d’approvisionnement en aliments locaux et écoresponsables dans les contrats des fournisseurs de services alimentaires en place;
- Système d’appel d’offres qui favorise le plus bas prix (dans certains cas) et donc une offre de produits qui proviennent de pays dont les coûts de production sont très bas.
Le responsable du développement durable, le conseiller à la vie étudiante ou autre employé de soutien les plus souvent affectés à ce genre de démarche ont également leurs propres défis :
- Temps restreint à réserver aux projets spéciaux et type d’emploi régulièrement à temps partiel;
- Ressources financières limitées;
- Budget annuel peu ou pas flexible approuvé 1 à 2 fois par année et qui nécessite la planification des actions dans le temps;
- Roulement rapide des étudiants (2 à 3 ans en moyenne) qui affaiblit l’engagement, l’implication et la pérennité des projets.
- Période d’opération de septembre à mai qui ne permet pas de bénéficier de toute la période d’abondance des aliments frais locaux;
- Coût des repas qui doit respecter la capacité de payer des étudiants;
- Sensibilisation et intérêt des étudiants pour ce genre de démarche qui peut être moindre selon l’établissement.