Marche à suivre pour un approvisionnement alimentaire local et écoresponsable en milieu de la santé
Ingrédients de base et leviers organisationnels
Pour favoriser votre transition vers un approvisionnement alimentaire sain, local et écoresponsable et assurer sa pérennité, voici 9 ingrédients et leviers organisationnels :
- Appui de la direction;
- Culture organisationnelle orientée vers le développement durable;
- Ressources humaines mobilisées : employés et stagiaires pouvant être encouragés dans l’implantation de telles démarches;
- Connaissances du cadre législatif, des processus d’appel d’offres ainsi que des mécanismes d’intégration de critères de développement durable dans les appels d’offres publics;
- Pro-activité du regroupement d’achats en commun en matière d’achats durables;
- Capacité à sensibiliser et à mobiliser l’équipe des services alimentaires vers l’objectif;
- Mise en place d’autres mesures parallèles permettant de réaliser des économies et d’investir dans l’alimentation (réduction du gaspillage alimentaire, réduction de l’achat de produits transformés, service sur commande aux chambres, comme par exemple au CHU Sainte-Justine);
- Chiffre d’affaires intéressant des aires de restauration destinées aux visiteurs et aux employés permettant de réinvestir dans les aliments durables tout en maintenant l’efficience du coût-repas patients;
- Désir d’innover et de se démarquer.
Étapes de préparation
Cette marche à suivre est un exemple tiré de quelques-unes des meilleures pratiques au Québec. Elle s’adresse aux établissements de santé qui ont un service alimentaire autogéré. N’hésitez pas à l’adapter à votre réalité.
Pour la marche à suivre complète d’un service alimentaire en gestion contractuelle concédée par appel d’offres, référez-vous à la section sur le milieu collégial.
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Mettre en place sa démarche
Certaines étapes préalables aux actions concrètes permettent de démarrer sur de solides bases et favorisent la réussite.
- Partez avec un objectif simple et concret. L’atteinte de ce premier pas devrait amener une motivation au sein de l’équipe et ainsi pouvoir établir le plan d’action pour la suite!
- Allez chercher l’appui au niveau organisationnel et décisionnel, l’alimentation doit devenir une priorité pour l’institution.
- Communiquez vos actions et projets à l’ensemble de l’organisation. Il sera plus facile de rallier les troupes internes.
- Créez un climat propice à la collaboration entre les différents services et acteurs concernés par les achats alimentaires au sein de votre institution et plus largement : gestionnaires des services alimentaires, acheteurs, responsables des approvisionnements, groupe d’approvisionnement commun, etc.
- Créez un comité de travail composé des différents acteurs qui seront appelés à travailler à différentes étapes de la démarche.
- Trouvez du financement pour appuyer vos démarches. Le financement doit être pensé afin de vous aider à trouver une ressource qui vous aidera à réaliser votre projet. Notez que la plupart des opportunités de financement couvrent rarement les achats alimentaires.
- Mettez vos connaissances à niveau en matière de législation encadrant vos processus d’achats en tant qu’institution publique pour mieux cerner vos possibilités d’action. Notez que lorsque des collaborateurs internes proviennent des approvisionnements, ce point devient moins prioritaire puisque vous aurez les spécialistes avec vous :
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- Consultez des documents et des outils pertinents :
- Offrez de l’information :
Présentation du Guide des menus durables
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Dégagez le temps de travail nécessaire pour assurer la réalisation des objectifs :
- Mandatez les ressources humaines nécessaires;
- Sollicitez des stages ou des projets d’études appliquées et planifiez les tâches qui pourraient être réalisées dans ces cadres :
- la réalisation de la quantification des aliments
- le développement de menus thématiques
- la recherche de nouveaux produits
- la réalisation d’audits et de sondages
- l’organisation et l’animation d’activités de sensibilisation
- Définissez la vision de votre service alimentaire et élaborez votre plan d’action en vous appuyant sur les cadres de références alimentaires, de développement durable ou d’approvisionnement existants au sein de votre institution. Et puis, établissez les plans de communication, de gestion du changement et de formation à prévoir en lien avec votre démarche.
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Bien s’entourer pour mieux structurer sa démarche
Faites partie d’un programme de reconnaissance ou d’accompagnement pour mieux encadrer votre démarche globale et être soutenu dans vos efforts. L’expérience parle.
La participation à de tels programmes aide à structurer toute démarche et offre une visibilité importante qui permet également la sensibilisation du milieu. C’est une occasion d’apprentissage, de formation et de réseautage, mais aussi l’occasion de réfléchir et de mieux planifier votre démarche. Votre affiliation à un programme peut ajouter du poids à vos demandes aux distributeurs et fournisseurs.
Quelques programmes sont présentés dans la section Ressources de ce portail web, découvrez-les !
Saviez-vous que?
Aliments du Québec et Équiterre ont développé le programme de reconnaissance Aliments du Québec au menu - Institution? Celui-ci permet aux établissements innovants de se démarquer dans leurs démarches pour intégrer le local dans leur approvisionnement.
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Analyser ses menus et ses processus d’achats pour cibler les actions à entreprendre
Prenez conscience de votre situation de départ : votre menu contient sûrement déjà plusieurs aliments durables. Savoir d’où vous partez sera encourageant et vous permettra de fixer des objectifs en connaissance de cause.
- Définissez les différents types d’aliments que vous souhaitez quantifier : aliments locaux, biologiques, équitables, sans OGM, sans hormones de croissance, fruits et légumes esthétiquement imparfaits, etc.
- Quantifiez les différents types d’aliments de votre menu via votre inventaire d’achats :
- Répertoriez dans votre liste de fournisseurs les entreprises qui offrent des produits : locaux, biologiques, équitables, etc.;
- Déterminez la portion (%) d’aliments par critères (locaux, biologiques, équitables, etc.) déjà présents dans vos achats au cours d’une année ou d’une période spécifique. Cet exercice vous permettra d’identifier vos lacunes et vos forces et de vous fixer des objectifs pour améliorer vos performances pour certains types d’aliments ou de produits. Utilisez un tableau de quantification;
- Évaluez les menus et identifiez les aliments qui pourraient être substitués ou modifiés : consultez le Guide des menus durables pour vous aider à prioriser.
- Augmentez le potentiel d’aliments locaux dans votre menu :
- Commencez avec un élément symbolique de votre offre alimentaire : ex. bar à salades, collations des patients, aliment emblématique québécois disponible à l’année (comme la pomme, la carotte ou le sirop d’érable);
- Intégrez davantage de recettes saisonnières au cycle des menu;
- Développez des menus thématiques saisonniers;
- Gardez une flexibilité dans la façon d’élaborer votre menu pour y incorporer davantage de produits de saison et de pouvoir faire des changements à certains éléments des recettes en cas de non disponibilité temporaire des produits (substitution);
- Répartissez votre budget en fruits et légumes frais sur l’année de sorte à dépenser un peu plus en saison (généralement entre juin et octobre durant la période d’abondance des aliments locaux saisonniers). Les dépenses moins élevées le reste de l’année viendront équilibrer le budget.
- Outillez-vous pour transformer ou modifier votre menu en place :
- Dégagez du temps pour l’accompagnement et la formation des employés ciblés;
- Favorisez des projets d’études appliquées avec les stagiaires en nutrition ou en technique de diététique.
- Optimisez vos processus afin de dégager des fonds pour pouvoir investir davantage dans les aliments durables :
- Augmentez les préparations maison telles les produits de boulangerie, les soupes, les salades et diminuez les achats d’aliments transformés;
- Réduisez le gaspillage alimentaire à la source. Conservez vos aliments de manière optimale, utilisez les différentes parties des aliments ou développez un marché pour les surplus alimentaires (ex. : plats pour emporter);
- Rationalisez les dépenses énergétiques et matérielles. Réparez ou remplacez l’équipement désuet ou énergivore et investissez pour réduire les dépenses à long terme.
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Sensibiliser les responsables de l’approvisionnement à cibler davantage d’aliments durables dans les appels d’offres par l’intégration de critères de développement durable
Pour tous les achats du groupe d’approvisionnement commun :
- Sensibilisez les membres de votre regroupement en leur partageant les documents et outils pertinents et en proposant de la formation;
- Priorisez les critères de développement durable à privilégier au sein de votre regroupement;
- Encouragez l’intégration de ces critères de développement durable dans les appels d’offres.
Pour les achats non regroupés dont la dépense est supérieure à 105 700 $ :
- Travaillez en collaboration avec votre acheteur et/ou le bureau des approvisionnements;
- Partagez les outils et l’information pertinente et offrez de la formation aux personnes concernées;
- Encouragez l’intégration de critères de développement durable dans les appels d’offres de votre institution.
Pour les achats non regroupés dont la dépense est sous les 105 700 $ (contrats publics non-visés par les règles de marchés public issues des accords de libéralisation) :
- Appliquez votre politique interne d’approvisionnement;
- Déterminez les types d’aliments durables que vous souhaitez intégrer dans votre offre alimentaire et passez au point suivant !
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Exigez plus d’aliments durables et une meilleure identification de la provenance
La possibilité de trouver facilement les produits durables et d’en connaître la provenance chez vos distributeurs ou fournisseurs est un des principaux défis. Il n’existe pas de norme obligeant ceux-ci à identifier le pays ou la province d’origine de leurs arrivages comme dans le commerce de détail. Bien que depuis les dernières années, ils soient de plus en plus nombreux à faire des efforts en ce sens.
- Demandez la provenance des aliments à vos fournisseurs. Encouragez-les à l’identifier dans leur catalogue ou inventaire;
- Ciblez les entreprises offrant des aliments locaux, biologiques, sans OGM, équitables, etc. et demandez ces produits à vos distributeurs. Plus les clients institutionnels le demanderont, plus les fournisseurs seront intéressés à offrir ces produits dans les formats demandés.
- Mentionnez à vos fournisseurs que vous participez à un programme qui exige de connaître la provenance de vos produits tel Aliments du Québec au menu – Institution.
- Demandez à vos distributeurs et à vos fournisseurs de créer des codes d’identification pour chaque produit, ce qui permet une meilleure identification au moment de la commande et de l’analyse de la facture.
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Rechercher de nouveaux fournisseurs
(achats non-regroupés sous le seuil du 105 700 $ et selon votre votre politique interne d’approvisionnement)
Vos fournisseurs actuels ne peuvent répondre à votre demande? Trouvez de nouveaux fournisseurs offrant les produits que vous recherchez. Pour s’y retrouver :
- Consultez les listes de fournisseurs locaux existantes dans la section Ressources;
- Participez à des événements de réseautage de type rencontres d’acheteurs afin d’établir un contact avec les producteurs et transformateurs de votre région. Consultez votre Table bioalimentaire régionale à ce sujet;
- Partagez vos bonnes adresses avec d’autres établissements entreprenant également des démarches similaires;
- Contactez directement les producteurs régionaux offrant les aliments qui vous intéressent;
- Intégrez graduellement les aliments durables :
- Commencez par quelques produits significatifs ou symboliques;
- Déterminez les produits qui ont le plus d’impact et qui ne présentent peu ou pas de coûts supplémentaires;
- Privilégiez une catégorie d’aliments selon les critères qui vous tiennent à cœur et selon la marge de manœuvre dont vous disposez du point de vue des contrats (ex. légumes en saison, pommes à l’année, viandes).
- Analysez les nouveaux produits afin de vous assurer qu’ils sont conformes aux normes de votre établissement (allergènes, décompte bactériologique);
- Négociez les contrats avec chacun des nouveaux fournisseurs de produits;
- Engagez-vous auprès des petits fournisseurs. Ces derniers auront tendance à respecter vos demandes si vous conservez vos habitudes d’achat.
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Faire la promotion de sa démarche
Faites connaître votre démarche à vos employés, à votre clientèle et à votre communauté. Vous obtiendrez ainsi leur rétroaction et cette dernière pourrait contribuer à orienter vos actions futures.
- Rendez visibles les aliments durables : identifiez les changements à votre menu, dans les présentoirs, etc. Affichez-vous !
- Mobilisez et formez vos employés des services alimentaires : faites d’eux les ambassadeurs de votre démarche. La fierté de contribuer à offrir des services alimentaires de qualité qui ont un impact positif sur la santé, la communauté et l’environnement est une source de motivation.
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- Organisez une visite chez le producteur (agriculteurs ou transformateurs locaux). Si vous ne pouvez vous déplacer, faites-le venir chez vous et organisez un midi rencontre entre lui et vos employés;
- Organisez un atelier de formation;
- Créez des outils de sensibilisation;
- Informez votre clientèle par des menus et des journées thématiques mensuelles ou annuelles, des kiosques d’information, etc.
- Organisez des événements thématiques pour mettre en valeur vos démarches telle une fête des récoltes à l’automne.
- Joignez-vous aux journées Les institutions mangent local !, un moment désigné pour mettre en valeur nos aliments locaux à l’échelle du Québec.
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Évaluer et documenter sa démarche
L’analyse qualitative et quantitative de votre démarche vous permettra d’appuyer vos actions et de prendre des décisions éclairées pour la suite des choses. Elle permettra de documenter l’expérience et surtout d’inspirer vos pairs :
- Quantifiez les aliments à fréquence déterminée afin de connaître les résultats de votre démarche, de mieux cerner les défis et de vous fixer de nouvelles cibles;
- Évaluez l’impact financier des changements;
- Sondez votre clientèle et évaluez l’impact de vos démarches sur celle-ci;
- Sondez vos employés et évaluez l’impact de vos démarches sur ceux- ci. Cela permettra de recueillir d’autres informations et de réduire les irritants s’il y a lieu;
- Partagez vos résultats et faites progresser le mouvement.
Défis
Attention ! Certains défis peuvent ralentir la transition vers un approvisionnement alimentaire sain, local et écoresponsable, mais surtout ne vous laissez pas décourager :
- Coût des aliments sains, locaux et écoresponsables;
- Centralisation des achats;
- Volume d’achats importants;
- Petit volume dans certains cas (produits de niches ou plus coûteux) ;
- Disponibilité des produits recherchés;
- Législation et logique du plus bas soumissionnaires qui limitent le choix;
- Difficulté pour les petites et moyennes entreprises de se qualifier ou même de participer aux appels d’offres;
- Formats et qualités spécifiques des aliments recherchés;
- Marché institutionnel local peu développé pour répondre aux besoins du milieu de la santé;
- Enjeu de la distribution (gestion multisites, fréquence, logistique, ponctualité);
- Efficience et importance du coût-repas;
- Enjeu des allergènes et spécifications diététiques (limite la concurrence);
- Organisation du travail (légumes pré-épluchés et pré-coupés locaux peu ou pas disponibles);
- Temps exigé par la démarche.