Marche à suivre pour un approvisionnement alimentaire sain, local et écoresponsable du milieu du travail

Ingrédients de base et leviers organisationnels

Pour favoriser votre transition vers un approvisionnement alimentaire sain, local et écoresponsable et assurer sa pérennité, voici 5 ingrédients et leviers organisationnels :

Gestionnaires de l’entreprise et responsables de la gestion contractuelle motivés;
Demandes des employés;
Existence d’une politique alimentaire et/ou de développement durable au sein de l’entreprise à laquelle on peut ajouter des éléments relatifs à l’approvisionnement alimentaire local et écoresponsable;
Valeurs de l’entreprise partagées par le ou la gestionnaire et le personnel;
Adhésion à un programme structurant, tels Aliments du Québec au menu – Institution et LEAF (service autogéré ou par l’entremise du fournisseur de services alimentaires).

Étapes de préparation

Cette marche à suivre est un exemple tiré de quelques-unes des meilleures pratiques. N’hésitez pas à l’adapter à votre réalité.

Cette dernière s’adresse à un milieu du travail qui a un service alimentaire en gestion contractuelle. Pour ce type de gestion, la voie vers un approvisionnement alimentaire davantage local et écoresponsable passe par l’intégration de valeurs et principes au contrat du fournisseur de services sous forme de clauses et d’indicateurs précis. Le choix d’un fournisseur de services alimentaires déjà engagé dans cette direction est un gage de réussite. La marche à suivre sera donc orientée en ce sens.

Pour un service alimentaire géré à l’interne (autogestion), référez-vous à la section pour le milieu de la petite enfance ou à la fiche la plus adaptée à votre milieu.

Créer un comité de travail

La rédaction et le suivi de la mise en œuvre d’un devis ou d’un contrat pour un appel d’offres (public ou sur invitation) est une tâche colossale réservée aux initiés que sont les responsables de la gestion contractuelle. Cependant, l’intégration de nouvelles valeurs sous forme de clauses précises peut nécessiter la collaboration d’autres professionnels et usagers dont l’expérience est complémentaire.

Rassemblez les expertises et les parties prenantes :
- Gestionnaires de l’entreprise, responsable de la gestion contractuelle (rédaction des appels d’offres de services);
- Responsable du développement durable ou du comité vert (s’il y a lieu);
- Membres du personnel.

assiette avec cuisiniers en arrière plan

Définir les besoins et les priorités

Pour transformer vos attentes envers votre fournisseur de services en énoncés clairs et concrets, un travail de réflexion et de recherche est essentiel et facilitant. D’autres entreprises et organisations sont passées par là. Profitez de leur expérience. N’hésitez pas à consulter vos pairs et ainsi apprendre de leurs processus distincts.

Appuyez-vous d’abord sur les valeurs de votre entreprise ou organisation, sur vos politiques alimentaires ou de développement durable (si applicable).
Sondez les usagers de votre service alimentaire, cela vous permettra de connaître les priorités de la clientèle et de les considérer dans votre appel d’offres.
Inspirez-vous et comparez avec ce qui se fait ailleurs :
- Réseautez, échangez avec d’autres entreprises, organisations ou institutions pour vous inspirer;
- Contactez Aliments du Québec, Équiterre ou LEAF afin d’être mis en contact avec des établissements et entreprises qui ont cette expérience;
- Échangez vos bonnes adresses avec les autres cégeps en démarche.

Saviez-vous que?

Aliments du Québec et Équiterre ont développé le programme de reconnaissance Aliments du Québec au menu - Institution? Celui-ci permet aux établissements innovants de se démarquer dans leurs démarches pour intégrer le local dans leur approvisionnement.

Formaliser les besoins : rédaction du devis

Cette étape est cruciale. Un devis détaillé vous permettra de filtrer les offres et d’aller chercher les fournisseurs susceptibles de partager vos valeurs et de répondre à vos attentes. Le devis sera la base du contrat qui sera établi avec le fournisseur de services alimentaires. Il deviendra votre document de référence et vous permettra d’assurer un suivi adéquat.

Précisez chacune des demandes (cibles à atteindre) et transposez-les dans le langage de l’appel d’offres ou du devis.

Il est possible d’insérer dans les appels d’offres :

- des spécifications techniques conformes à la politique alimentaire et de développement durable de l’institution;
- des clauses ouvertes permettant de resserrer certaines attentes en cours de contrat : clauses précises « ou selon la directive de l’institution ». Assurez-vous que cette ouverture ne permettra pas de retour en arrière.

Exemple de cibles d’approvisionnement local global à atteindre :

25 % de novembre à mai
50 % en juin-juillet
75 % d’ août à octobre

Travaillez de concert avec les experts pouvant faciliter cette étape : responsable de la gestion contractuelle, acheteur, responsable du développement durable ou même nutritionniste.
Intégrez au devis toutes les informations relatives aux mécanismes de communication et de suivi qui seront mis en place avec le fournisseur de services alimentaires : précisez qui sera responsable du suivi (gestionnaire, responsable du développement durable par exemple) et détaillez les étapes de vérification.
Encouragez votre futur fournisseur de services alimentaires à joindre une démarche structurante tel le programme Aliments du Québec au menu – Institution. Si possible, accordez une marge préférentielle aux soumissionnaires qui démontrent leur affiliation à un tel programme de reconnaissance. Une marge préférentielle est aussi possible dans les appels d’offres publics si des critères de développement durable sont explicitement nommés. On peut évoquer par exemple la qualité nutritionnelle d’un produit, la qualité de ses ingrédients, sa fraîcheur etc.

Choisir son fournisseur de services alimentaire entrant

Choisissez le processus de sélection le plus intéressant pour votre situation. Informez-vous des possibilités, avantages et inconvénients des différents processus qui s’offrent à votre situation auprès de votre responsable de la gestion contractuelle.

La politique interne d’approvisionnement de votre institution ou toute autre politique ou règlement (ex. financière) doivent aussi être prises en compte, même si le contrat n’est pas soumis à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP). Faites un choix éclairé.

Si votre processus doit se soumettre à la LCOP : veuillez vous référer aux consignes du Conseil du trésor pour le mode de sollicitation à privilégier selon la situation.

Entreprises de gestion de services alimentaires et approvisionnement local et écoresponsable

Certaines entreprises de gestion de services alimentaires, locales, nationales ou même internationales sont de plus en plus sensibles à la demande pour des aliments locaux et des pratiques écoresponsables. À ce jour, les entreprises locales suivantes : le service de cafétéria Bleu Lotus, les services alimentaires Laniel St-Laurent et Laliberté ainsi que les divisions québécoises des entreprises internationales Aramark, Groupe Compas Québec Ltée, Excelso et Sodexo ont toutes une ou plusieurs concessions reconnues Aliments du Québec au menu – Institution. De par leur démarche pour obtenir une telle reconnaissance, ces entreprises s’affichent et envoient le message qu’elles sont sensibles et ouvertes à ces valeurs et exigences. N’hésitez pas à demander et à chiffrer vos demandes en aliments et produits locaux dans vos devis et contrats.

Mode de sollicitation

Même si votre processus n’est pas soumis à la LCOP, il est tout de même pertinent de réfléchir au mode de sollicitation à privilégier. Une mise en compétition permet toujours d’obtenir l’offre la plus avantageuse.

Appel d’offres public : permet d’ouvrir à un plus grand bassin d’entreprises.
Appel d’offres sur invitation : permet de cibler les entreprises susceptibles de répondre à vos critères et de les inviter à répondre à l’appel.
Négociation de gré à gré : permet de discuter avec le fournisseur de services actuel et de négocier le prochain contrat ou permet d’approcher directement l’entreprise de son choix.

Peu importe le choix fait, un organisme public se doit de respecter les grands principes suivants au niveau de la gestion contractuelle :

Confiance du public dans les marchés publics en attestant de l’intégrité des concurrents;
Transparence dans les processus contractuels;
Traitement intègre et équitable des concurrents;
Favoriser l’accessibilité aux marchés publics;
Évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse;
Mise en oeuvre de systèmes d’assurance qualité;
Reddition de compte fondée sur l’imputabilité des dirigeants d’organismes publics et sur la bonne utilisation des fonds publics.

Mode d’adjudication

Si vous choisissez l’appel d’offres, il sera important de réfléchir aux différents modes d’adjudication qui s’offrent à vous, c’est-à-dire le processus et les critères sur lesquels se basera votre décision.

Prix uniquement : On choisit la soumission qui respecte les exigences contenues dans les documents de l’appel d’offres et dont le prix est le plus bas.
Qualité minimale et un prix : On choisit la soumission dont le prix est le plus bas parmi les soumissions conformes qui ont satisfait à tous les critères de qualité.
Prix ajusté le plus bas : On évalue la qualité des soumissions, ajuste le prix selon la formule mathématique associée à la marge préférentielle (maximum de 10 %) et l’on choisit le soumissionnaire dont la soumission est conforme et dont le prix ajusté est le plus bas. (Une marge préférentielle peut être accordée par exemple pour des critères de développement durable : certification biologique, produit équitable, pêcherie durable, sans hormones de croissance, sans emballage ou emballage recyclable, proximité (km parcourus).
Qualité seulement : Lorsque le prix n’est pas une considération d’ordre compétitif, le contrat est alors adjugé au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée.

La combinaison du mode de sollicitation et d’adjudication selon la situation permettra de sélectionner le meilleur fournisseur de services selon vos critères tout en respectant votre budget, le temps et les ressources que vous avez à y consacrer.

Intégrer le fournisseur de services et mettre en place les mécanismes de communication et de suivi

Favorisez une collaboration étroite avec votre fournisseur de services alimentaires :
- Formez un comité de gestion de la cafétéria, rassemblant des gestionnaires du service et des représentants de votre entreprise ou organisation.
Commencez avec un projet pilote :
- Ciblez certaines catégories de produits;
- Faites connaître ce projet lorsqu’il est en cours aux usagers du service alimentaire;
- Faites connaître les résultats et les étapes suivantes aux usagers.
Proposez l’aide et les ressources nécessaires à votre fournisseur de services pour faciliter la compréhension et l’atteinte des objectifs :
- Offrez des activités de sensibilisation et de formation pour les gestionnaires et les employés du service alimentaire;
- Organisez des activités de sensibilisation et de promotion qui permettent de mettre en valeur les engagements en matière d’approvisionnement local et écoresponsable de votre fournisseur de services alimentaires auprès des usagers.

Réalisez les audits nécessaires à l’évaluation des avancées et au respect des clauses :
- Respectez l’échéancier de vérification au contrat;
- Faites les comptes-rendus nécessaires auprès du fournisseur de services.

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Défis

Attention! Certains défis peuvent ralentir la transition vers un approvisionnement alimentaire sain, local et écoresponsable, mais surtout, ne vous laissez pas décourager :

Offre alimentaire non priorisée par l’entreprise;
Fournisseur de services alimentaires en place qui n’a pas pour objectif à court terme d’entreprendre une démarche d’approvisionnement local et écoresponsable;
Système d’appel d’offres qui favorise le plus bas prix (dans certains cas) et conséquemment une offre de produits qui proviennent de pays dont les coûts de production sont très bas;
Manque de connaissance de l’offre d’aliments locaux et durables;
Manque d’expérience dans l’intégration de critères de développement durable au devis;
Manque de temps;
Installations et équipements de cuisine disponibles pour le fournisseur de services peu optimaux (entreposage, congélation, etc.);
La compétition avec les offres avoisinantes (pression à la baisse sur le prix de vente).